Hoe zeg je ‘ja’ tegen meer projecten zonder je zaak uit te breiden?
Iedere bedrijfsleider krijgt weleens een aanvraag die de capaciteit van zijn bedrijf eigenlijk te boven gaat. De opdracht laten schieten is dan jammer en voelt aan als een gemiste kans. De extra opdracht bovenop het basiswerk nemen, lijkt onmogelijk. Hoe ga je dan toch de uitdaging aan en hoe los je de verwachtingen in?
Optimaal timemanagement
Vaak heb je meerdere projecten tegelijk lopen en maak je progressie in de verschillende projecten zonder echt te kunnen opleveren. Een goede planning is de sleutelfactor om sneller een project te kunnen afronden. Soms wacht je bijvoorbeeld beter even tot je alle materialen of alle informatie hebt ontvangen zodat je meteen een hele dag aan één project kan doorwerken. Je vermijdt daarmee de verplaatsingstijd en spaart de tijd uit die jouw team nodig heeft om zich in te werken in een ander project. Eventueel kun je de werken waar er geen tijdsdruk heerst, even on hold zetten. Dat laat je toe om je te richten op die klant waarvan je verwacht nog meer opdrachten te krijgen in de toekomst en die je dus absoluut tevreden wilt houden door de deadlines te respecteren.
Extra handen
Bij een grote opdracht is het van bij het begin duidelijk dat het met de huidige bezetting niet zal lukken. Dan zit er niet veel anders op dan jouw personeelsbestand uit te breiden. Omdat een structurele uitbreiding een stap is die je niet lichtzinnig neemt en het selecteren van de ideale kandidaat ook tijd en moeite kost, kan het helpen om beroep te doen op technische uitzendarbeid of een andere tijdelijke versterking van je team. Denk hierbij aan een jobstudent of het aantrekken van mensen die binnen een flexi-job willen bijklussen.
Onderaanneming of uitbesteding
Afhankelijk van het verwachtingspatroon van een project, kan het zijn dat je nog andere oplossingen moet zoeken. Sprong je zelf in het verleden eens bij voor een concullega, dan is het misschien tijd om een gunst terug te vragen. Of je kunt zoeken naar een beginnend bedrijfje dat nog ruimte heeft in de planning of gaan aankloppen bij de grote spelers in jouw branche. Zorg bij aanvang van het project voor een goede schriftelijke overeenkomst waarin duidelijk staat welke werken je in onderaanneming zal geven en welke taken je uitbesteedt. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je zelf zorgt voor een technieker zonnepanelen en de zonnepanelen laat monteren door een concullega. Of de afbraak- en grondwerken geef je uit in onderaanneming, zodat je zelf kunt starten met verbouwingswerken op een opgeruimde werf.
